Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI – INFORMACJE ROZSZERZONE OSTATNIA MODYFIKACJA: 25.05.2018
Polityka prywatności stanowi część Ogólnych warunków regulujących witrynę
www.gavimar-hotels.com wraz z Polityką dotyczącą plików cookie i Notą prawną.
GAVIMAR HOTELS zastrzega sobie prawo do modyfikacji lub dostosowania niniejszej Polityki prywatności w dowolnym momencie. Dlatego zalecamy zapoznawanie się z nim przy każdym wejściu na Stronę. W przypadku, gdy użytkownik dokonał rejestracji w serwisie i uzyskał dostęp do swojego konta lub profilu, po uzyskaniu dostępu do niego zostanie poinformowany, jeżeli nastąpiły istotne zmiany w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych.
Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Twoich danych? Dane, które zbieramy lub przekazujemy nam dobrowolnie za pośrednictwem Strony internetowej, przeglądając ją, a także wszelkie dane, które możesz nam przekazać w formularzach kontaktowych, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, będą zbierane i przetwarzane przez Administratora danych, którego szczegóły podano poniżej:
GAVIMAR HOTELS SA CIF: A07214026
Rejestr Handlowy Palma de Mallorca, tom 641, księga 557, folio 87
Adres: Av. Fernando Tarragó, 27, 1°, 07660, Cala d'Or (Baleary)
A także następujące firmy (jako Administrator Danych lub Przetwarzający Dane):
HOTELERA LLAHO SL, CIF: B07063134
OŚRODEK KLUBOWY ARIEL CHICO
Adres: Av. Fernando Tarragó, 27, 1°, 07660, Cala d'Or (Baleary)
FERREO SA, CIF: A07258668
OŚRODEK KLUBOWY LA MIRADA
Adres: Av. Fernando Tarragó, 27, 1°, 07660, Cala d'Or (Baleary)
APARTAMENTY CALA GRAN SL, CIF: B57117673
CALA GRAN COSTA DEL SUR HOTEL I RESORT/APARTAMENTY CALA GRAN
Adres: Av. Fernando Tarragó, 27, 1°, 07660, Cala d'Or (Baleary)
Kto jest Twoją osobą kontaktową w GAVIMAR HOTELS w sprawie ochrony Twoich danych osobowych? Telefon:
(+34) 971657189 E-mail:
gavimar2@gavimar.com Inspektor ochrony danych: Jerónimo Bonafé García
Jeżeli z jakiegokolwiek powodu chcesz się z nami skontaktować w jakiejkolwiek sprawie związanej z przetwarzaniem Twoich danych osobowych lub prywatności (z naszym Inspektorem Ochrony Danych), możesz to zrobić w dowolny ze wskazanych powyżej sposobów.
Jakie dane zbieramy za pośrednictwem serwisu? Po prostu przeglądając Stronę internetową,
GAVIMAR HOTELS będzie zbierać informacje dotyczące:
- Adres IP.
- Wersja przeglądarki.
- OS.
- Czas trwania wizyty lub nawigacji w Serwisie.
Informacje takie przechowywane są poprzez Google Analytics, dlatego odsyłamy do Polityki prywatności Google, która zbiera i przetwarza takie informacje.
www.google.com/intl/en/policies/privacy Podobnie Witryna udostępnia narzędzie Google Maps, które może uzyskać dostęp do Twojej lokalizacji, jeśli na to pozwolisz, w celu zapewnienia większej szczegółowości odległości i/lub tras do naszej siedziby. W tym zakresie odsyłamy do Polityki prywatności stosowanej przez Google Maps, aby poznać sposób wykorzystania i przetwarzania takich danych
www.google.com/intl/pl/policies/privacy Informacje, którymi się posługujemy, nie będą powiązane z konkretnym użytkownikiem i będą przechowywane w naszych bazach danych w celu przeprowadzenia analiz statystycznych, ulepszeń Witryny, naszych produktów i/lub usług oraz pomogą nam ulepszyć naszą strategię. handlowy. Dane nie będą udostępniane podmiotom trzecim.
Rejestracja użytkownika w serwisie / Złożenie formularzy Aby uzyskać dostęp do niektórych produktów i/lub usług, użytkownik musi wypełnić formularz. W tym celu w formularzu rejestracyjnym wymagane jest podanie szeregu danych osobowych. Dane są niezbędne i obowiązkowe do przeprowadzenia takiej rejestracji. W przypadku braku takich pól rejestracja nie odbędzie się.
W takim przypadku dane przeglądania zostaną powiązane z danymi rejestracyjnymi użytkownika, identyfikującymi tego samego konkretnego użytkownika, który przegląda Serwis. W ten sposób możemy dostosować ofertę produktów i/lub usług, które naszym zdaniem najlepiej odpowiadają użytkownikowi.
Dane rejestracyjne każdego użytkownika zostaną włączone do
baz danych GAVIMAR HOTELS wraz z historią dokonanych przez nich operacji i będą w nich przechowywane do czasu usunięcia konta zarejestrowanego użytkownika. Po usunięciu takiego konta informacje te zostaną usunięte z naszych baz danych, z zachowaniem przez 10 lat danych dotyczących przeprowadzonych transakcji, bez dostępu do nich i ich zmiany, w celu dotrzymania prawomocnych terminów. Dane niezwiązane z dokonanymi transakcjami będą przechowywane, chyba że wycofają Państwo zgodę, wówczas zostaną niezwłocznie usunięte (zawsze z uwzględnieniem terminów ustawowych).
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest wykonanie zawartej pomiędzy stronami umowy. W odniesieniu do przesyłania komunikatów i promocji drogą elektroniczną oraz odpowiedzi na prośby o informacje, podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika.
Cele leczenia będą następujące:
a) Zarządzać rejestracją w obszarze rejestracji użytkowników i dostępem do Serwisu.
b) Zarządzać zakupami produktów i/lub usług udostępnianych Państwu za pośrednictwem Strony internetowej.
c) Informować Cię o przetwarzaniu i statusie Twoich próśb, zakupów i/lub rezerwacji.
d) Odpowiedz na Twoją prośbę o informacje.
e) Zarządzaj wszystkimi narzędziami i/lub usługami, które platforma oferuje użytkownikowi
W związku z tym informujemy Cię, że będziesz mógł otrzymywać wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej i/lub telefonu w celu informowania Cię o możliwych zdarzeniach, błędach, problemach i/lub statusie Twoich żądań.
Na wysyłanie informacji handlowych wymagana będzie wyraźna zgoda użytkownika podczas rejestracji. W tym zakresie użytkownik może odwołać wyrażoną zgodę kontaktując się
z GAVIMAR HOTELS, w sposób wskazany powyżej. W każdym przypadku w każdej komunikacji handlowej będziesz mieć możliwość rezygnacji z jej otrzymywania za pośrednictwem łącza i/lub adresu e-mail.
Wysyłanie newslettera Jeżeli w Serwisie istnieje możliwość zapisania się do Newslettera konieczne będzie podanie adresu e-mail, na który będzie on przesyłany.
Informacje takie będą przechowywane w
bazie danych GAVIMAR HOTELS, w której będą zapisane do czasu, aż zainteresowany złoży wniosek o ich usunięcie lub, w stosownych przypadkach, GAVIMAR HOTELS zaprzestanie ich wysyłania.
Podstawą prawną przetwarzania tych danych osobowych jest wyraźna zgoda wyrażona przez wszystkich zainteresowanych, którzy zapiszą się na tę usługę poprzez zaznaczenie przeznaczonego do tego pola.
Dane e-mailowe będą przetwarzane i przechowywane wyłącznie w celu obsługi wysyłki Newslettera przez użytkowników, którzy o to zgłoszą.
Na przesyłanie Newslettera wymagana będzie wyraźna zgoda użytkownika podczas rejestracji na niego poprzez zaznaczenie przeznaczonego do tego pola. W tym zakresie użytkownik może odwołać wyrażoną zgodę kontaktując się
z GAVIMAR HOTELS, w sposób wskazany powyżej. W każdym przypadku w przypadku każdej wiadomości będziesz mieć możliwość rezygnacji z subskrypcji po jej otrzymaniu, za pośrednictwem łącza i/lub adresu e-mail.
Jeśli należysz do jednej z poniższych grup, zapoznaj się z rozwijanymi informacjami:
+ KONTAKT ZE STRONY INTERNETOWEJ LUB E-MAIL W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Odpowiadaj na Twoje zapytania, prośby i prośby.
• Zarządzaj żądaną usługą, odpowiadaj na żądanie lub przetwarzaj żądanie.
• Informacje drogą elektroniczną, które dotyczą Twojego wniosku.
• Informacje handlowe lub wydarzenia drogą elektroniczną, pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? Akceptacja i zgoda zainteresowanej strony: W przypadkach, gdy do złożenia wniosku konieczne jest wypełnienie formularza i „kliknięcie” przycisku „wyślij”, jego wypełnienie będzie koniecznie oznaczać, że zostałeś poinformowany i wyraźnie wyraziłeś zgodę na treści klauzuli dołączonej do formularza lub akceptacji polityki prywatności.
Wszystkie nasze formularze posiadają checkbox z następującą formułą, aby móc wysłać informację: „□ Przeczytałem i akceptuję Politykę Prywatności.
+ KLIENCI W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Przygotowanie budżetu i jego monitorowanie poprzez komunikację pomiędzy obiema stronami.
• Informacje drogą elektroniczną, które dotyczą Twojego wniosku.
• Informacje handlowe lub wydarzenia drogą elektroniczną, pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody.
• Zarządzanie usługami administracyjnymi, komunikacyjnymi i logistycznymi realizowanymi przez Administratora.
• Przeprowadź odpowiednie transakcje.
• Fakturowanie i deklarowanie odpowiednich podatków.
• Działania kontrolne i naprawcze.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? Podstawą prawną jest Twoja zgoda i wykonanie umowy.
+ DOSTAWCY W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Informacje drogą elektroniczną, które dotyczą Twojego wniosku.
• Informacje handlowe lub wydarzenia drogą elektroniczną, pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody.
• Zarządzanie usługami administracyjnymi, komunikacyjnymi i logistycznymi realizowanymi przez Administratora.
• Dane do faktury.
• Przeprowadź odpowiednie transakcje.
• Fakturowanie i deklarowanie odpowiednich podatków.
• Działania kontrolne i naprawcze.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? Podstawą prawną jest akceptacja stosunku umownego lub, w przypadku jej braku, Twoja zgoda podczas kontaktu z nami lub oferowania nam w jakikolwiek sposób swoich produktów.
+ CZŁONKOWIE KLUBU GAVIMAR W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Zaoferuj posiadaczowi i jego rodzinie ważne korzyści i ekskluzywne zniżki.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? • Podstawą prawną jest umowa i zgoda zainteresowanej strony.
+ KONTAKTY W SIECI SPOŁECZNOŚCIOWYCH W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Odpowiadaj na Twoje zapytania, prośby i prośby.
• Zarządzaj żądaną usługą, odpowiadaj na żądanie lub przetwarzaj żądanie.
• Odnoś się do Ciebie i twórz społeczność obserwujących.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? Akceptacja stosunku umownego w odpowiednim środowisku sieci społecznościowej i zgodnie z jej Polityką prywatności:
Whatsapp:
https://www.whatsapp.com/legal/#privacy Facebook:
https://www.facebook.com/policy.php?ref=pf Twitter:
https://twitter.com/privacy YouTube:
https://www.youtube.com/yt/policyandsafety/es/policy.html Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe? Możemy przeglądać lub usuwać Twoje dane jedynie w ograniczony sposób, mając określony profil. Będziemy je traktować tak długo, jak pozwolisz nam śledzić nas, zostać przyjaciółmi lub kliknąć „Lubię to”, „Obserwuj” lub podobne przyciski.
Wszelkie sprostowanie Twoich danych lub ograniczenie informacji lub publikacji musi nastąpić poprzez konfigurację Twojego profilu lub użytkownika w samej sieci społecznościowej.
+ NADZÓR WIDEO W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Monitoring wideo naszych obiektów.
• Kontrola naszych pracowników.
• Czasami mogą zostać przekazane sądom i trybunałom w celu podjęcia zgodnych z prawem działań.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? • Jednoznaczna zgoda zainteresowanego na dostęp do naszych obiektów po obejrzeniu znaku informacyjnego obszaru monitoringu wizyjnego.
+ POSZUKUJĄCY PRACY W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Organizacja procesów selekcji do zatrudniania pracowników.
• Umawiaj Cię na rozmowy kwalifikacyjne i oceniaj Twoją kandydaturę.
• Jeżeli wyraziłeś nam zgodę, możemy ją przekazać podmiotom współpracującym lub powiązanym, wyłącznie w celu pomocy Ci w znalezieniu zatrudnienia.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? • Podstawą prawną jest Twoja jednoznaczna zgoda w momencie przekazania nam swojego CV oraz otrzymania i podpisania informacji związanych z zabiegami, które będziemy przeprowadzać.
Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe? • CV będzie przechowywane przez okres jednego roku, po czym, jeśli nie skontaktujemy się z Tobą, zostanie usunięte.
+ HR W jakich celach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? • Prowadzenie stosunku pracy i akt pracowniczych.
• Przeprowadzamy wszystkie procedury administracyjne, podatkowe i księgowe niezbędne do wywiązania się z naszych zobowiązań umownych, obowiązków związanych z przepisami pracy, ubezpieczeniami społecznymi, zapobieganiem ryzyku zawodowemu, podatkami i rachunkowością.
• Zarządzanie płatnościami płacowymi za pośrednictwem instytucji finansowej.
• Kontrola czasu poprzez system kontroli dostępu odcisków palców/kart (jeśli dotyczy).
• Zarządzanie zbiorowym ubezpieczeniem/programem emerytalnym podmiotu.
• Prowadzenie działań szkoleniowych zarówno w zakresie szkoleń dotowanych, jak i niedofinansowanych.
Jaka jest legalność przetwarzania Twoich danych? • Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest realizacja umowy o pracę. Przestrzeganie odpowiednich obowiązków prawnych. Zgoda zainteresowanego.
Czy uwzględniamy dane osobowe osób trzecich? • Nie, co do zasady przetwarzamy wyłącznie dane przekazane nam przez właścicieli. Jeśli przekazujesz nam dane od osób trzecich, musisz najpierw poinformować te osoby i poprosić o ich zgodę, pod rygorem zwolnienia nas z jakiejkolwiek odpowiedzialności za nieprzestrzeganie tego wymogu.
A drobne dane? • W serwisie nie przetwarzamy danych dzieci poniżej 14 roku życia. Dlatego powstrzymaj się od ich podawania, jeśli nie jesteś w tym wieku.
Czy będziemy się komunikować drogą elektroniczną? • Zostaną one przeprowadzone wyłącznie w celu obsługi Twojej prośby, jeśli jest to jeden z podanych przez Ciebie sposobów kontaktu.
• Jeśli przesyłamy komunikaty handlowe, zostaną one wcześniej i wyraźnie autoryzowane przez Ciebie.
Jakie środki bezpieczeństwa stosujemy? • Możesz być spokojny: przyjęliśmy optymalny poziom ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych i zainstalowaliśmy wszystkie środki i środki techniczne, którymi dysponujemy, zgodnie z stanem technologii, aby zapobiec utracie, niewłaściwemu wykorzystaniu, zmianie, nieupoważnionego dostępu i kradzieży danych osobowych.
W jakim stopniu podejmowanie decyzji zostanie zautomatyzowane? GAVIMAR HOTELS nie wykorzystuje w pełni zautomatyzowanych procesów decyzyjnych w celu nawiązania, rozwinięcia lub rozwiązania stosunku umownego z użytkownikiem. Jeżeli w konkretnym przypadku skorzystamy z takich procesów, będziemy Cię na bieżąco informować i komunikować o Twoich prawach w tym zakresie, jeśli będzie to wymagane przez prawo.
Czy profilowanie będzie miało miejsce? Aby móc oferować Ci produkty i/lub usługi zgodne z Twoimi zainteresowaniami oraz poprawiać komfort użytkowania, możemy utworzyć „profil komercyjny” na podstawie dostarczonych informacji. Jednakże na podstawie tego profilu nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje.
Jakim odbiorcom będą przekazywane Twoje dane? Do Spółek tworzących
grupę GAVIMAR HOTELS. Twoje dane nie będą przekazywane podmiotom trzecim, chyba że wynika to z obowiązku prawnego. W szczególności zostaną one przekazane Państwowej Agencji Administracji Skarbowej oraz bankom i podmiotom finansowym w celu odbioru świadczonej usługi lub zakupionego produktu, a także podmiotom odpowiedzialnym za przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.
W przypadku zakupu lub płatności, jeśli wybierzesz aplikację, stronę internetową, platformę, kartę bankową lub inną usługę online, Twoje dane zostaną przesłane na tę platformę lub przetwarzane w jej środowisku, zawsze z zachowaniem maksymalnego bezpieczeństwa.
Jeżeli wyraziłeś nam zgodę na przetwarzanie Twojego imienia i nazwiska oraz zdjęć i innych informacji związanych z działalnością GAVIMAR HOTELS, zostaną one ujawnione w różnych sieciach społecznościowych i na stronie internetowej
GAVIMAR HOTELS. Transfery międzynarodowe Jeżeli konieczne będzie międzynarodowe przekazywanie danych przez
GAVIMAR HOTELS, zapewni, że takie przekazywanie będzie możliwe zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych lub jakimkolwiek innym wymogiem określonym w obowiązujących przepisach. W tym celu firma przyjmie umowy niezbędne do zagwarantowania poziomu ochrony danych równoważnego z przewidzianym w przepisach europejskich.
W przypadku pracy w systemie folderów współdzielonych w aplikacjach takich jak Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon, Apple, HubSpot, itp... przelew międzynarodowy zostanie wykonany do Stanów Zjednoczonych na podstawie upoważnienia z artykułu 49.c) Ogólnego Regulaminu Ochrony Danych lub inny mechanizm gwarantujący poziom ochrony danych równoważny z przewidzianym w przepisach europejskich.
Jakie masz prawa? • Aby wiedzieć, czy przetwarzamy Twoje dane, czy nie.
• Aby uzyskać dostęp do swoich danych osobowych.
• Żądania sprostowania swoich danych, jeżeli są one nieprawidłowe.
• Żądania usunięcia Twoich danych, jeśli nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub jeśli cofniesz udzieloną zgodę.
• Żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych, w niektórych przypadkach – w takim przypadku będziemy je przechowywać wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Do przenoszenia Twoich danych, które zostaną Ci przekazane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Jeśli wolisz, możemy wysłać je nowej osobie odpowiedzialnej, którą dla nas wyznaczysz. Jest to ważne tylko w niektórych przypadkach.
• Aby złożyć skargę do Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych, jeśli uważasz, że nie obsłużyliśmy Cię prawidłowo.
• Aby w dowolnym momencie wycofać zgodę na leczenie, na które wyraziłeś zgodę.
Jeśli zmodyfikujesz jakiekolwiek informacje, daj nam znać, abyśmy mogli je aktualizować.
Czy chcesz otrzymać formularz umożliwiający skorzystanie z Praw? • Mamy formularze umożliwiające korzystanie z Twoich praw, zapytaj nas e-mailem lub, jeśli wolisz, możesz skorzystać z formularzy przygotowanych przez Hiszpańską Agencję Ochrony Danych lub strony trzecie.
• Formularze te muszą być podpisane elektronicznie lub należy do nich dołączyć kserokopię DNI.
• Jeśli ktoś Cię reprezentuje, musisz załączyć kopię jego dowodu tożsamości lub poprosić o złożenie podpisu elektronicznego.
• Formularze można składać osobiście, przesyłać listownie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora podany na początku niniejszego tekstu.
Masz prawo złożyć skargę do Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych, jeśli uważasz, że Twoja prośba o Twoje prawa nie została odpowiednio rozpatrzona.
Maksymalny termin na rozwiązanie problemu przez GAVIMAR HOTELS wynosi jeden miesiąc, licząc od skutecznego otrzymania przez nas Twojego wniosku.
Masz prawo w każdej chwili cofnąć zgodę na przetwarzanie, na które jej udzieliłeś.
Czy przetwarzamy pliki cookies? Jeśli używamy innych rodzajów plików cookie, które nie są konieczne, możesz zapoznać się z polityką dotyczącą plików cookie pod odpowiednim linkiem na początku naszej witryny.
Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe? • Dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo będziesz z nami połączony.
• Po odłączeniu dane osobowe przetwarzane w każdym celu będą przechowywane przez prawnie ustalone okresy, w tym przez okres, w którym sędzia lub sąd może ich wymagać zgodnie z przedawnieniem czynności sądowych.
• Przetwarzane dane będą przechowywane do czasu upływu wskazanych powyżej okresów prawnych, jeżeli istnieje prawny obowiązek ich przechowywania lub gdy ten okres prawny nie istnieje, do czasu, gdy zainteresowana strona zażąda ich usunięcia lub cofnie udzieloną zgodę .
• Zachowamy wszystkie informacje i komunikację związaną z Twoim zakupem lub świadczeniem naszych usług do czasu wygaśnięcia gwarancji produktów lub usług, aby uwzględnić ewentualne roszczenia.
• Dla każdego zabiegu lub rodzaju danych podajemy konkretny okres, który możesz sprawdzić w poniższej tabeli:
Plik | Dokument | Ochrona |
Klienci | Rachunki | 10 lat |
| Formularze i kupony | 15 lat |
| Umowy | 5 lat |
Zasoby ludzkie | Listy płac, TC1, TC2 itp. | 10 lat |
| CV | Do zakończenia procesu selekcji i jeszcze 1 rok za Twoją zgodą |
| Dokumenty dotyczące odszkodowania za zwolnienie. Umowy. Dane pracownika tymczasowego. | 4 lata |
| Akta pracownika. | Do 5 lat po zwolnieniu. |
Marketing | Bazy danych lub odwiedzający strony internetowe. | Póki trwa leczenie. |
Dostawcy | Rachunki | 10 lat |
| Umowy | 5 lat |
Kontrola dostępu i monitoring wideo | Lista gości | 30 dni |
| Filmy | 30 dni blokady 3 lata zniszczenia |
Księgowość | Księgi i dokumenty księgowe. Umowy wspólników i zarządu, statuty spółek, protokoły, regulaminy zarządu i delegowane komisje. Sprawozdania finansowe, raporty z audytów Ewidencja i dokumenty związane z dotacjami | 6 lat |
Fiskalny | Prowadzenie administracji podmiotu, praw i obowiązków związanych z płaceniem podatków. Administracja wypłatami dywidend i potrąceniami podatku. | 10 lat |
| Informacje o cenach wewnątrzgrupowych | 18 lat 8 lat dla transakcji wewnątrzgrupowych w ramach porozumień cenowych |
Bezpieczeństwo i zdrowie | Dokumentacja medyczna | 5 lat |
Środowisko | Informacje o substancjach chemicznych lub zasadniczo niebezpiecznych | 10 lat |
| Dokumenty związane z pozwoleniami środowiskowymi W czasie prowadzenia działalności. | 3 lata po zakończeniu działalności 10 lat (przedawnienie karne) |
| Zapisy dotyczące recyklingu lub usuwania odpadów | 3 lata |
| Dotacje na sprzątanie muszą prowadzić dokumenty dotyczące praw i obowiązków, wpływów i płatności | 4 lata |
| Raporty z wypadków | 5 lat |
Ubezpieczenie | Polisy ubezpieczeniowe | 6 lat (zasada ogólna) 2 lata (odszkodowania) 5 lat (osobiste) 10 lat (życie) |
Zakupy | Rejestracja wszelkich dostaw towarów lub świadczenia usług, nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu i eksportu dla celów podatku VAT. | 5 lat |
Prawny | Dokumenty własności intelektualnej i przemysłowej. Umowy i porozumienia. | 5 lat |
| Zezwolenia, licencje, certyfikaty | 6 lat od daty ważności zezwolenia, licencji lub certyfikatu. 10 lat (przedawnienie karne) |
| Poufność i umowy o zakazie konkurencji | Zawsze czas trwania zobowiązania lub poufność |
Ochrona danych osobowych | Przetwarzanie danych osobowych, jeżeli różni się od przetwarzania zgłoszonego AEPD | 3 lata |
| Dane osobowe pracowników przechowywane w wykorzystywanych przez nich sieciach, komputerach i sprzęcie komunikacyjnym, kontroli dostępu i wewnętrznych systemach zarządzania/administracji | 5 lat |
Naukowcy | Rekord akademicki | Nieokreślony |
Goście | Rejestracja podróżnych/gości (odprawa) | 3 lata |